המילים תוכנית עסקית נשמעות לרוב היזמים החברתיים כמו משהו ששייך לעולם אחר: הייטק, משקיעים, גיליונות אקסל. אבל כמעט כל קרן, תורם גדול או שותף עסקי ישאלו אתכם בסוף את אותן שאלות: מה אתם עושים, למי, כמה זה עולה, ואיך תדעו שזה עובד.
תוכנית עסקית טובה עונה על השאלות האלה מראש, ובעיקר עוזרת לכם לחשוב. במדריך הזה נעבור פרק אחר פרק על מה שצריך להיות בה, ונראה תוכנית עסקית לדוגמא של מיזם בדוי, כדי שיהיה לכם ממה להתחיל.
מה זה תוכנית עסקית, ולמה מיזם חברתי צריך אחת?
תוכנית עסקית היא מסמך שמתאר את המיזם מכל הכיוונים: איזו בעיה הוא פותר, איך, מי עושה את העבודה, כמה כסף צריך, מאיפה הכסף יגיע, ומה צפוי לקרות בשנה או בשלוש השנים הקרובות.
למיזם חברתי יש לה שלושה תפקידים. היא כלי חשיבה, שמכריח אתכם לענות על שאלות שקל לדחות. היא בסיס לכל בקשת מימון, כי ממנה גוזרים כרטיס פרויקט, הגשה לקרן ומצגת לתורם. והיא מפת דרכים לצוות, שמזכירה לכולם מה הם מנסים להשיג.
במה היא שונה מתוכנית עסקית רגילה?
המבנה דומה, אבל יש שני הבדלים חשובים. הראשון: מי שמשלם הוא לרוב לא מי שנהנה מהשירות. לכן פרק המימון מתאר תורמים, קרנות ותמיכות, ולא רק לקוחות. השני: ההצלחה נמדדת בשינוי חברתי. לכן נכנס לתוכנית פרק שלם על התוצאות שאתם מצפים להן ועל הדרך למדוד אותן.
מבנה תוכנית עסקית: הפרקים שצריך לכתוב
1. תקציר
עמוד אחד, ואותו כותבים בסוף. מי שיקרא רק אותו צריך להבין את כל הסיפור.
- הבעיה במשפט אחד, ולמי היא כואבת.
- מה המיזם עושה ומה כבר השגתם.
- כמה כסף צריך, למה, ולאיזו תקופה.
2. הבעיה וקהל היעד
- מי בדיוק קהל היעד: גיל, אזור, מצב. ככל שהתיאור מדויק יותר, כך התוכנית משכנעת יותר.
- מה הקושי שלהם היום, ומה המחיר שלו בחיים שלהם.
- נתונים מבוססים על היקף הבעיה, עם מקור, ולצדם מה שמעתם בעצמכם מהשטח.
3. הפתרון ואיך הוא עובד
- מה קורה בפועל: מי פוגש את מי, כמה פעמים, איפה ולכמה זמן.
- מה החידוש ביחס למה שכבר קיים.
- מה למדתם מהפיילוט, אם היה, ומה שיניתם בעקבותיו.
4. מה כבר קיים בשטח
קרנות שואלות כמעט תמיד מי עוד עושה דבר דומה. כתבו בכנות אילו ארגונים פועלים בתחום, במה אתם שונים, ועם מי אפשר לשתף פעולה. מיזם שמכיר את הסביבה שלו נראה רציני יותר.
5. תיאוריית שינוי ומדדים
- השרשרת: מה אתם עושים, מה יוצא מזה מיד, ומה משתנה לאורך זמן.
- שניים או שלושה מדדים שתעקבו אחריהם, וכל כמה זמן.
- איך תאספו את הנתונים, גם אם זה שאלון קצר בסוף כל מחזור.
על הפרק הזה הרחבנו בכתבה מדידת אימפקט.
6. צוות ומבנה
- מי מוביל את המיזם ומה הניסיון הרלוונטי שלו.
- אילו תפקידים כבר מאוישים, ואילו חסרים.
- מתנדבים, יועצים ושותפים, ומה כל אחד מביא.
7. תוכנית פעולה ואבני דרך
טבלה פשוטה לשנה הקרובה: מה יקרה בכל רבעון, ומה תדעו בסוף כל שלב. אבן דרך טובה היא משהו שאפשר לבדוק, כמו פתיחת מחזור שני או חתימה על שיתוף פעולה עם רשות.
8. תקציב ותוכנית מימון
- הוצאות לפי סעיפים: שכר, פעילות, ציוד, שיווק, הנהלה.
- עלות לכל משתתף, מספר שקרנות אוהבות לראות.
- מקורות מימון: מה כבר מובטח, מה בתהליך, ומה עוד צריך לגייס.
9. סיכונים
מה יכול להשתבש: שותף שיפרוש, קושי לגייס משתתפים, תורם מרכזי שלא ימשיך. לכל סיכון כתבו מה תעשו. פרק סיכונים כן מראה לקורא שחשבתם על הדרך עד הסוף.
תוכנית עסקית לדוגמא: מיזם להמחשה
דוגמה להמחשה. המיזם שלהלן בדוי, ונועד רק להראות איך נראים הפרקים כשממלאים אותם. הוא אינו מיזם של אלומות, והמספרים בו אינם נתונים אמיתיים.
- שם: "קוראים יחד", חונכות קריאה לילדים בכיתות ב' וג'.
- הבעיה: ילדים בשכונה מסוימת מסיימים את כיתה ב' כשהם מתקשים בקריאה, וההורים לא יודעים איך לעזור.
- הפתרון: סטודנטים מתנדבים נפגשים עם ילד אחד, פעמיים בשבוע, לחצי שעה של קריאה משותפת בבית הספר.
- מה כבר קיים: בבית הספר יש שעות תגבור, אבל הן בקבוצות גדולות. המיזם משלים אותן.
- תיאוריית שינוי: מפגשים קבועים (פעילות), שמגיעים ל-20 ילדים בשנה (תפוקה), ומובילים לשיפור ברמת הקריאה לפי מבחן בית הספר ולביטחון רב יותר בכיתה (תוצאה).
- צוות: רכזת בחצי משרה, 20 סטודנטים, ומורה מלווה מטעם בית הספר.
- אבני דרך: גיוס סטודנטים ברבעון הראשון, תחילת מפגשים ברבעון השני, מדידה ראשונה בסוף השנה.
- תקציב ומימון: שכר רכזת, ספרים וכיבוד. בקשה לקרן משפחתית, שיתוף פעולה עם הרשות המקומית, ותרומות מהקהילה.
- סיכונים: נשירה של סטודנטים באמצע השנה. המענה: רשימת מחליפים ומפגש הוקרה באמצע השנה.
שימו לב שכל פרק כתוב בשורה או שתיים. זה מספיק כדי להתחיל, ואחר כך מרחיבים כל פרק לפי הצורך ולפי מי שיקרא.
איך בונים תקציב שמשכנע?
תקציב טוב הוא תקציב שאפשר להאמין לו. עדיף מספר צנוע שמבוסס על מה שכבר ראיתם בפיילוט, מאשר תחזית גדולה בלי בסיס. כמה כללים פשוטים:
- לא לשכוח את מה שלא רואים: הנהלת חשבונות, ביטוח, נסיעות ושעות של ניהול.
- להפריד בין שנה ראשונה לשנים הבאות, כי עלויות ההקמה לא חוזרות כל שנה.
- להראות שילוב של מקורות. מיזם שתלוי בתורם אחד מדאיג כל קרן. על זה הרחבנו בכתבה מודל עסקי למיזם חברתי.
חמש טעויות נפוצות בבניית תוכנית עסקית
- לכתוב לפני שבודקים. תוכנית שנכתבה לפני כל ניסיון בשטח היא בעיקר ניחוש. את הבדיקה הראשונה אפשר לעשות כמעט בחינם, כמו שפירטנו בכתבה איך בודקים רעיון חברתי בלי תקציב.
- לכתוב ארוך מדי. קורא עסוק מעדיף עשרה עמודים ברורים על פני ארבעים עמודים כלליים.
- לדבר על כוונות במקום על פעולות. "נעצים את הקהילה" לא אומר הרבה. "נקיים 30 מפגשים בשנה" אומר הרבה יותר.
- להשמיט את המדידה. בלי מדדים, קשה להראות שהמיזם עובד.
- לא לעדכן. תוכנית עסקית היא מסמך חי. כדאי לפתוח אותה לפחות פעם בשנה.
בניית תוכנית עסקית בשלושה סבבים
קשה לכתוב תוכנית עסקית טובה בישיבה אחת. מה שעובד יותר הוא לבנות אותה בשכבות:
- סבב ראשון, שלד: משפט או שניים לכל אחד מתשעת הפרקים. המטרה היא לראות איפה חסרות לכם תשובות.
- סבב שני, מילוי: משלימים נתונים, מדברים עם שותפים ובונים את התקציב. כאן מתגלים רוב הפערים.
- סבב שלישי, קריאה מבחוץ: נותנים לאדם שלא מכיר את המיזם לקרוא, ומתקנים כל מה שלא הבין.
כמה ארוכה צריכה להיות תוכנית עסקית?
תלוי במי שיקרא. לשימוש פנימי ולשיחה ראשונה מספיקים כמה עמודים. לקרן גדולה או לקול קורא תצטרכו לפעמים מסמך מפורט יותר, בפורמט שהם קובעים. כדאי להחזיק גם גרסה של עמוד אחד, כרטיס פרויקט, שאפשר לשלוח לכל תורם.
איך אלומות יכולה לעזור?
באלומות אנחנו עוזרים ליזמים שהמיזם שלהם כבר פועל לגייס משאבים, לפתח את המודל העסקי ולבנות שותפויות. הליווי ניתן על ידי מתנדבות ומתנדבים עם ניסיון ביזמות חברתית ובפיתוח עסקי.
כל מיזם באלומות מקבל פגישת ייעוץ אסטרטגי ומיפוי לפיתוח משאבים אחת לשנה, הכוונה לכתיבת כרטיסי פרויקט, והכנה לפגישות עם תורמים. בצד הכספי, העמותה מנהלת את החשבונות ומפעילה מערכת למעקב אחר התזרים והתקציב. כל הפרטים בעמוד יש לי מיזם.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין תוכנית עסקית למודל עסקי?
מודל עסקי מסביר בקצרה איך המיזם יוצר ערך ומאיפה יגיע הכסף לאורך זמן. תוכנית עסקית היא המסמך המלא, שכולל את המודל לצד הצוות, התקציב, אבני הדרך והסיכונים.
צריך תוכנית עסקית כבר בשלב הרעיון?
לא מסמך מלא. בשלב הרעיון מספיקה גרסה של עמוד או שניים, שעוזרת לחשוב. את התוכנית המלאה כדאי לכתוב אחרי שבדקתם משהו בשטח.
יש תבנית מוכנה לתוכנית עסקית?
תשעת הפרקים שבמדריך הזה הם תבנית טובה להתחלה. כשאתם מגישים לקרן או לקול קורא, השתמשו בפורמט שהם מבקשים, והעבירו אליו את מה שכבר כתבתם.
כמה זמן לוקח לכתוב תוכנית עסקית?
גרסה ראשונה אפשר לכתוב בכמה ימי עבודה, אם כבר יש ניסיון מהשטח. החלק שלוקח הכי הרבה זמן הוא בדרך כלל התקציב ותוכנית המימון.
מי צריך לקרוא את התוכנית לפני שמגישים?
לפחות אדם אחד מחוץ לצוות, רצוי עם ניסיון בגיוס משאבים. הוא יראה מה לא ברור, ואילו שאלות תורם עלול לשאול.
כתבתם תוכנית ורוצים לחשוב עליה עם מישהו שמכיר את הדרך? ספרו לנו על המיזם.